Настройки и порядок заполнения шаблонов

Для вызова формы настроек шаблонов используется одноименный пункт меню «Инструменты»

Для всех текстовых полей доступно контекстное меню для быстрой вставки (в случае возможности применения) метаданных  и функций, список которых формируется автоматически для текущего листа. Значения полей вычисляется отдельно для каждой записи.

Окно в верхней части отображает структуру папки шаблонов, путь к которой указан в настройках программы, со всеми подпапками и файлами шаблонов поддерживаемых форматов, иконки которых указывают на их тип. Для порядка отображения используется сортировка наименований по возрастанию без учета регистра написания: папки, затем шаблоны.  В меню выбора заполняемых шаблонов используется аналогичный способ.

При необходимости задания порядка шаблонов, например, для формирования пакета документов можно использовать в начале наименований числа, но помните, что сортировка текстовая. Это означает, что сравнение происходит посимвольно и при 10 и более шаблонах, используйте для записи номеров до десяти запись числа с лидирующим нулем, т.к. 2 будет больше 10, а 02 меньше 10.

При использовании Excel 2003 отображаются все шаблоны, поддерживаемые полной версией программы в Excel 2007 и новее. Это позволяет сохранять настройки шаблонов при установке двух и более версий Excel, одна из которых 2003. В меню выбора заполняемых шаблонов не будут отображаться шаблоны не поддерживаемых форматов и пустые папки (без шаблонов с поддерживаемыми форматами).

Окно имеет контекстное меню, предназначенное для открытия/удаления/переименования существующих папок/файлов и создания новых. Дополнительно поддерживается перетаскивание записей внутри окна, а также перетаскивание папки/файла или ярлыка из проводника в него. При перетаскивании ярлыка будет скопирован в указанное расположение файл/папка на которые указывает ярлык. При перетаскивании внутри окна происходит копирование или перемещение (при удержании Shift) файла с сохранением его настроек.

Операции копирования, перемещения и переименования позволяют сохранить ранее заданные настройки шаблонов, чего не происходит при подобных операциях в проводнике, т.к. программа «не знает» об изменении полных путей к файлам шаблонов.

При перемещении, копировании, переименовании и удалении происходит физическое изменение на диске, поэтому действия этих операций отменить не возможно.

Открыть файл шаблона можно через соответствующий пункт контекстного меню, горячую клавишу (Ctrl+O) или двойным кликом. При этом для шаблонов ворда и эксель, будет создано в их контекстных меню подменю «Метаданные …» для быстрой вставки метаданных.

При изменении наименований данных на листе Excel, данными которого будет заполняться открытый файл шаблона Вы можете принудительно создать/перестроить такое подменю, воспользовавшись меню «Инструменты»/»Поля в меню …». Предварительное его удаление не требуется.

Данная форма также используется при выборе в меню заполнения шаблонов пункта «Заполнить …» При этом доступен выбор (отметка флажком) какие из шаблонов следует заполнять и корректировка их настроек, которая будет использоваться только в текущей сессии заполнения – измененные настройки шаблонов не сохраняются. В этом режиме форма не поддерживает создание/переименование/перетаскивание, а также открытие папок и файлов. Дополнительно в ее начале присутствует флажок для установки/снятия отметки для всех шаблонов и папок, с подписью соответствующей наименованию папки содержащей их.

Наличие пункта «Заполнить …» устанавливается в настройках программы (Меню «Инструменты» / «Настройки программы») во вкладке «Основные»

При активации записи с наименованием шаблона в нижней части формы отображаются его основные настройки, а также дополнительные сгруппированные во вкладках.

В процессе заполнения в первую очередь при необходимости будут запрошены значения для метаданных из вкладки «Запрашиваемые значения» и значения для отсутствующих метаданных, а также будут применены фильтр и сортировка при их задании на соответствующих вкладках.

Шаблон пути сохранения и шаблон имени – служат для задания полного пути сохранения создаваемых документов, разделение которого на путь и наименование условное для наглядного восприятия, т.е. часть пути или весь путь может задаваться в шаблоне наименования. Во время выполнения программа подставляет значения метаданных каждой записи и вычисляет в случае наличия значения функций и макроопределений даты/времени.  При получении в процессе вычисления различных значений (для заполнения шаблона используется несколько записей), будут созданы несколько документов, при заполнении каждого из которых будут использоваться только записи, при подстановке которых был образован соответствующий путь и наименование, что позволяет добиться соответствия наименования документа данным используемым для его формирования. Исключением является выбор «Новый для каждой записи» для формируемого документа.

Например, при использовании всех записей для заполнения шаблона из представленной таблицы и задания в качестве шаблона наименования {Магазин}, будет создано два документа с наименованиями: 1 и 2. Для их формирования будут использованы записи 1-4 и 5-9 соответственно.

Путь может быть абсолютным (сохранение в произвольном месте) или относительным. Если после подстановки полный путь не содержит диск, то считается относительным – содержит путь относительно указанной папки для размещения создаваемых документов по умолчанию (настройки программы / вкладка «Основные» / Расположение папки документов)

Для использования в качестве шаблона пути существующей папки предназначена кнопка «»  справа от поля. При отсутствии папки в процессе заполнения она будет создана автоматически.

Определение формата (расширения) сохраняемого документа.

  1. Явное задание путем его выбора из списка, расположенного справа от поля шаблона наименования - выбранное расширение будет добавлено к сформированному наименованию документа.  Выбор из данного списка первого значения (пусто), а также при использовании Office 2003 или демонстрационной версии и выборе неподдерживаемого расширения определяется в соответствии с п.2
  2. а) В сформированном наименовании проверяется наличие расширения, которое будет применено в случае его поддержки используемой версией программы для соответствующего типа шаблона.
    б) Расширение определяется в соответствии с расширением шаблона и будет добавлено к наименованию:

Word

Шаблоны

doc

dot

rtf

docx

docm

dotx

dotm

Документ по умолчанию

doc

doc

rtf

docx

docm

docx

docm

Дополнительно

prn, html, htm, mhtml, mht, pdf, jpeg, jpg, png, bmp, tiff, tif

Excel

Шаблоны

xls

xlt

xlsx

xlsm

xlsb

xltx

xltm

Документ по умолчанию

xls

xls

xlsx

xlsm

xlsb

xlsx

xlsm

Дополнительно

prn, html, htm, mhtml, mht, pdf

Текстовые

Шаблоны

txt, csv + дополнительные расширения текстовых файлов (настройки программы / вкладка «дополнительно»)

Документ по умолчанию

соответствует расширению шаблона

* - красным помечены расширения поддерживаемые в версии 2007 и новее

Расширение PRN указывает, что документ после его формирования не сохраняется, а используется только для печати. Не смотря на это, для него применяется «распределение» записей в соответствии с их значениями и шаблонами пути и наименования, описанные ранее.

При использовании версии Office 2007 сохранение в формате PDF возможно только после установки дополнительной надстройки от компании Microsoft сохранение в формате PDF или XPS Программа не проверяет ее наличие, поэтому сохранение в формате pdf при отсутствии данной надстройки приведет к ошибке сохранения.

Формируемый документ - значение из списка, устанавливающее способ взаимодействия создаваемых документов с имеющимися. Может принимать одно из значений:

  • Добавлять к файлу - сформированный документ будет добавляться к имеющемуся файлу, если таковой имеется.
  • Сохранять с перезаписью - при наличии файла он будет заменен вновь созданным
  • Сохранять в новом файле - если файл со сформированным именем существует, то вновь созданный будет сохранен с именем, к которому будет добавлено числовое значение
  • Новый для каждой записи - создаются последовательно отдельные документы для каждой записи. При существовании файла с именем вновь созданного документа, последний будет сохранен с именем, к которому добавится число.

Отсутств. метаданные - позволяет установить поведение программы при заполнении данного шаблона в случае отсутствия метаданных, необходимых для заполнения выбранных шаблонов.

  • Не контролировать - проверка существования необходимых метаданных отсутствует.
  • Запрашивать значения - для отсутствующих метаданных значения будут запрашиваться у пользователя, для каждой записи свое значение.
  • Удалять из документа - из содержимого документа будут удалены все записи вида {...}